Zacznij od roli każdego źródła
Raport transakcji opisuje zamówienia, zwroty i opłaty. Rejestr faktur pokazuje dokumenty wystawione nabywcom. Wyciąg bankowy potwierdza wpływy na rachunek. Te pliki mogą zawierać informacje o tych samych zdarzeniach, ale odpowiadają na różne pytania.
Ryzyko powtórzenia powstaje wtedy, gdy kolejny plik traktujesz jak nową sprzedaż bez sprawdzenia, czy dokumenty są już w programie księgowym. Nazwa pliku nie wystarcza do rozpoznania jego roli. Ważne są identyfikatory zamówień, numery dokumentów, konto oraz zakres dat.
Przykład: sprzedaż 200 zł i wypłata 180 zł
W demonstracyjnym zamówieniu dokument sprzedaży opiewa na 200 zł. Raport pokazuje tę samą transakcję i potrącenie 20 zł, a bank potwierdza wypłatę 180 zł. To nie są trzy sprzedaże o łącznej wartości 580 zł.
Jeśli dokument sprzedaży trafił już do programu księgowego, raport służy do powiązania operacji i kontroli rozliczenia. Dokument opłaty pomaga wyjaśnić potrącenie. Sposób ujęcia każdego źródła ustala księgowa, uwzględniając to, co jest już w księgach.
Podobnie faktura operatora może dokumentować opłatę już wykazaną w raporcie. Samo dodanie dokumentu nie oznacza, że tę samą kwotę należy ponownie odjąć od wypłaty. Liczy się przypisanie i rola dokumentu.
Przed eksportem uzgodnij cztery rzeczy
- Skąd do programu trafiają dokumenty sprzedaży: z rejestru, innego narzędzia czy pakietu?
- Które dokumenty z tego okresu są już wprowadzone?
- Jak będą przekazane koszty, zwroty i korekty?
- Jak rozpoznać nową wersję pakietu i zastąpione dane?
Zapisz te ustalenia przy procesie firmy. Sam format XLSX, CSV lub plik konkretnego programu nie odpowiada na pytanie, co należy ponownie wprowadzić. Sposób importu musi pasować do istniejących danych.
Sprawdź powiązania przed zatwierdzeniem
Wybierz kilka zamówień i przejdź od raportu do faktury oraz wypłaty. Zweryfikuj identyfikatory i walutę. Sprawdź zwrot oraz przypadek, w którym jedna wypłata obejmuje operacje z różnych dat. Nie oznaczaj braku dokumentu jako poprawnego dopasowania.
Pakiet Bilanso zachowuje rozliczenia, płatności, koszty i wyjaśnienia w oddzielnych tabelach. Te części pozwalają sprawdzić powiązania; nie powinny być sumowane bez uwzględnienia roli danych. Opis pakietu pomaga ustalić z księgową, z których tabel będzie korzystać.
Po korekcie przekaż informację o nowej wersji. Nie wysyłaj jej jako kolejnego niezależnego okresu, jeśli zastępuje poprzednio przekazane dane.