1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest BuildFlow Angelika Kotarba, NIP 6711821792, REGON 364919712, ul. 1 Maja 13/1, 78-100 Kołobrzeg, Polska. Kontakt ogólny: hello@bilanso.io. W sprawach danych osobowych: support@bilanso.io.
Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (brak obowiązku z art. 37 RODO). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem support@bilanso.io.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane konta: adres e-mail, dane uwierzytelnienia obsługiwane przez dostawcę logowania, nazwa organizacji, opcjonalnie NIP.
- Dane rozliczeniowe: dane z importowanych plików marketplace i wyciągów bankowych (m.in. numery rozliczeń, kwoty, numery rachunków, dane kontrahentów).
- Dane płatności: obsługiwane przez Stripe; nie przechowujemy danych kart.
- Dane techniczne: logi, adres IP (m.in. do ograniczania nadużyć), pliki cookie niezbędne do działania.
3. Cele i podstawy prawne
- Świadczenie Usługi i obsługa Konta - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
- Rozliczenia i obowiązki podatkowe - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
- Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
- Obsługa zgłoszeń i kontakt - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane wprowadzane do Usługi, dotyczące osób trzecich (np. kontrahentów lub klientów biura rachunkowego), są przetwarzane przez Usługodawcę jako podmiot przetwarzający w imieniu Użytkownika - na zasadach umowy powierzenia (DPA).
4. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)
Korzystamy z następujących dostawców (dalszych przetwarzających):
| Podmiot | Rola | Lokalizacja |
|---|---|---|
| ImprovMX Incorporated | Obsługa poczty: wiadomości konta, powiadomienia i kontakt z pomocą | Francja / USA; transfery opisane w umowie powierzenia dostawcy |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Monitorowanie błędów aplikacji i alarmy techniczne | USA; zasady przetwarzania określa umowa powierzenia dostawcy |
| Supabase, Inc. | Hosting bazy danych i uwierzytelnianie użytkowników | Unia Europejska (Frankfurt, region eu-central-1) |
| Vercel, Inc. | Hosting aplikacji (warstwa serwerowa i CDN); po zgodzie statystyki publicznych stron i wydajności (Web Analytics, Speed Insights) | UE / USA (transfer na podstawie standardowych klauzul umownych - SCC) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Obsługa płatności i subskrypcji | Irlandia (UE) z transferem do USA na podstawie SCC |
| Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Tag Manager) | Statystyki publicznych stron po zgodzie na analitykę | UE / USA; transfery opisane w warunkach przetwarzania dostawcy |
| Anthropic, PBC | Opcjonalne wspomaganie odczytu dokumentów AI (dane pseudonimizowane przed wysłaniem) | USA - tylko gdy funkcja AI włączona; transfer na podstawie SCC |
5. Transfer poza EOG
Główna baza danych i uwierzytelnianie znajdują się w UE (Frankfurt). Niektórzy dostawcy (np. Stripe, opcjonalnie Anthropic) mogą przetwarzać dane także poza EOG. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zawartych w umowach powierzenia z tymi dostawcami lub innych mechanizmów zgodnych z RODO.
6. Okres przechowywania
- Dane konta - przez czas trwania umowy i do czasu jego usunięcia.
- Dane rozliczeniowe - przez okres korzystania z Usługi; po rozwiązaniu umowy usuwane lub anonimizowane w terminie 30 dni, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
- Dane wymagane prawem (np. dokumenty rozliczeniowe) - przez okres wynikający z przepisów.
- Pliki przekazane na prośbę obsługi w zgłoszeniu do pomocy są dostępne przez 30 dni od dodania. Po tym terminie blokujemy pobieranie, a treść usuwamy podczas najbliższego codziennego porządkowania. Osoba, która dodała plik, albo właściciel organizacji może usunąć go wcześniej. W historii zgłoszenia zostają nazwa, rozmiar, skrót SHA-256 i daty. Sprawdzamy rodzaj i rozmiar pliku; nie skanujemy go programem antywirusowym.
- Tymczasowe kopie przesyłanych plików służą do ukończenia importu lub przekazania załącznika do zgłoszenia. Sesja przesyłania wygasa po 2 godzinach. Po zleceniu importu w kolejce kopia jest zachowana przez maksymalnie 7 dni na ukończenie lub ponowienie paczki; po udanym imporcie pozostaje wynik, a kopia przesyłania jest zwalniana. Niewykorzystane kopie i ich części usuwamy podczas najbliższego codziennego porządkowania po wygaśnięciu sesji. Oryginały zachowane jako źródła rozliczeń podlegają zasadom przechowywania danych rozliczeniowych.
Awaria może opóźnić automatyczne usuwanie. Po jej usunięciu ponawiamy porządkowanie. Wygaśnięcie dostępu do załącznika obowiązuje także wtedy, gdy jego treść czeka jeszcze na usunięcie.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu (art. 15-22 RODO), a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Wnioski prosimy kierować na adres support@bilanso.io.
8. Funkcje AI
Usługa może opcjonalnie korzystać z modeli AI (Anthropic) do wspomagania odczytu trudnych dokumentów. Przed wysłaniem do dostawcy AI dane są pseudonimizowane/redagowane (usuwane są identyfikatory takie jak nazwy i numery rachunków bankowych). Funkcja jest domyślnie wyłączona i stosowana wyłącznie wtedy, gdy zostanie włączona w danym wdrożeniu.
9. Pliki cookie i statystyki
Używamy plików cookie niezbędnych do działania Usługi (sesja logowania, wybór aktywnego podmiotu) oraz zapamiętujemy w przeglądarce Twój wybór dotyczący analityki.
Za Twoją zgodą, wyrażoną w banerze przy pierwszej wizycie, uruchamiamy Google Analytics 4 za pośrednictwem Google Tag Manager. Google Analytics zapisuje pliki cookie (_ga, _ga_*) i zbiera informacje o korzystaniu z publicznych stron: adresy bez parametrów zapytania, przybliżoną lokalizację oraz typ urządzenia i przeglądarki. Bez zgody Google Analytics nie jest ładowany. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać przyciskiem „Ustawienia cookie” w stopce strony - wtedy usuwamy pliki cookie Google Analytics z Twojej przeglądarki i przeładowujemy stronę bez pomiaru. Logowanie, aplikacja i formularze kontaktowe nie są objęte tym pomiarem. Podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Po zgodzie na analitykę statystyki publicznych stron i ich wydajności zbieramy również narzędziami Vercel Web Analytics i Speed Insights na hostingu Vercel. Te narzędzia nie zapisują plików cookie. Cofnięcie zgody zatrzymuje również ten pomiar.
10. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana. Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na górze strony (wersja dokumentu).